วิธีในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประสิทธิภาพในการทำงานที่หลาย ๆ คนพูดถึงคือ การวัดว่าเราสามารถทำงานได้ดีและถูกต้องด้วยวิธีที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้ และงานที่ทำนั้นตรงตามเป้าหมายของทั้งบริษัทและตัวเอง ซึ่งต้องคำนึงถึงทั้ง Input ที่เราใส่เข้าไปในงานอย่างเวลาและพลังงาน (หรือวัตถุดิบที่ใช้ผลิตถ้ามองในมุมอุตสาหกรรม) และ Output หรือผลลัพธ์ที่ได้ว่ามีปริมาณและคุณภาพมากขนาดไหน ซึ่งเป้าหมายของการทำงานที่นับว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดวัดได้จาก
– ใช้เวลาน้อยที่สุด
– สูญเสียพลังงานน้อยที่สุด
– ผลลัพธ์ที่ได้มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด
การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานจึงโฟกัสไปที่การทำงานให้เร็วขึ้น มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น และผลลัพธ์ทำให้เกิดความพึงพอใจมากขึ้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว งานที่แตกต่างกันก็มีข้อจำกัดต่างกัน โดยเฉพาะเรื่องเวลา ยกตัวอย่างเช่น พนักงานออฟฟิศที่มีช่วงเวลาทำงานตายตัว กับ ฟรีแลนซ์ที่บริหารเวลาทำงานเองทั้งหมด สิ่งสำคัญจึงเป็นการปรับวิธีการทำงานของตัวเองและเรียนรู้เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเอง
ในบทความนี้ เราเลยขอแนะนำ 5 วิธีในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ที่ไหน และด้วยเวลาแบบตายตัวหรือไม่ก็ตาม
1. เริ่มวางแผนตารางเวลา
เมื่อได้รับงานมาทั้งงานแบบระยะสั้นและระยะยาว สิ่งแรกที่ควรทำคือ การจัดตารางงานโดยการแบ่งงานและจัดลำดับความสำคัญ
เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และส่งผลต่อเป้าหมายของคุณและบริษัท
การจัดลำดับความสำคัญ
วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นมีหลากหลายแบบ แต่โมเดลที่คนนิยมใช้คือ Eisenhower Matrix หรือเจ้า Urgent-Important Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนดังภาพ
จะเห็นได้ว่างานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน และมันส่งผลกับชีวิตคุณไม่เท่ากันด้วย เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขาย งานเช็คอีเมลก็ไม่สำคัญเท่าการเตรียมไอเดียพรีเซนต์การขายอย่างแน่นอน แต่หลายๆคนก็ยังเสียเวลามากมายในการเช็คอีเมลตลอดทั้งวันอยู่เสมอ ดังนั้นความสำคัญที่เราควรมองจริงๆจึงเป็นงานที่มีผลต่อการก้าวหน้าในสายอาชีพ ไม่ใช่งานที่ทำแล้วจบไปแต่ไม่มีผลสำคัญที่ใช้ประเมินได้กับองค์กรและตัวเอง
การแบ่งงาน
เมื่อจัดลำดับได้แล้ว สิ่งต่อไปคือการแบ่งงานและจัดลงตารางเวลาที่คุณมี เพราะคนที่เก่งมักจะรู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และจะใช้พลังงานเท่าไหร่ให้ได้งานที่มีคุณภาพ ซึ่งวิธีแบ่งที่จะช่วยให้งานง่ายขึ้นได้แก่
– แบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ : ลองนึกถึงงานก่อสร้าง 1 โปรเจค แน่นอนว่ามันย่อมมีขั้นตอนก่อสร้างมากมายตามลำดับ งานแต่ละชิ้นไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กก็ย่อมมีขั้นตอนย่อยเหมือนกัน การเลือกใช้เวลาที่เราแอคทีฟมากที่สุดกับชิ้นงานย่อยที่สำคัญนั้นจึงทำให้งานมีคุณภาพ และคุณยังไม่เสียเวลาไปกับงานย่อยที่สำคัญน้อยกว่าอีกด้วย
– แบ่งเวลาสำหรับแต่ละงาน: จัดตารางเวลาว่าจะทำงานไหน ตอนไหน โดยเรียบเรียงให้ง่าย เพราะยิ่งจัดตารางได้ดี คุณก็ไม่ต้องเสียเวลาคิดตลอดท้ังวันว่าต้องทำอะไรต่อไป ซึ่งการลงตารางแบบนี้อาจจะวางเป็นทุกสัปดาห์ เพราะเป็นระยะเวลาที่พอเหมาะ และควรวางงานสำคัญในแต่ละวัน 3-5 งาน ซึ่งถือว่าไม่มากหรือน้อยเกินไป
หนึ่งสิ่งที่สำคัญคือ การพยายามอย่าผัดวันประกันพรุ่ง เพราะถ้าคุณเลื่อนหนึ่งงาน งานต่อ ๆไปก็จะถูกกระทบ การจัดตารางจึงควรมีช่วงเวลาว่างที่ยืดหยุ่นมากพอด้วย สำหรับงานที่อาจเข้ามากะทันหัน และงานอื่น ๆ ที่ทำไม่ทัน
2. เรียนรู้ ‘ตัวเอง’
การวางแผนที่ดีต้องมาพร้อมกับการประเมินความสามารถของตัวเอง เพราะถ้าคุณวางตารางว่างานไหนจะใช้เวลาเท่าไหร่ แต่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในเวลาได้ สิ่งที่ตามมาคือความเครียดที่อาจจะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งคิดถึงงานที่ทำไม่เป็นไปตามตารางเวลา ก็ยิ่งเป็นการกดดันและไม่พอใจในตัวเองมากขึ้น สิ่งที่ต้องรู้เพื่อการวางเวลาให้เหมาะสมมากขึ้นได้แก่
– รู้ลิมิต: คนแต่ละคนมีขีดจำกัดและข้อจำกัดในการทำงานไม่เหมือนกัน บางคนอาจทำงานดึกแล้วตื่นมาไม่มึนได้ แต่หลายคนมักจะเบลอจากการทำงานล่วงเวลา จนทำให้ไม่สดใสในวันต่อไป คิดอะไรไม่ค่อยออก ส่งผลให้สมองและพลังงานลดลงจนทำงานได้มีประสิทธิภาพลดลง การรู้ลิมิตที่เหมาะสมจึงจำเป็น
– รู้เป้าหมาย: คนทำงานได้ดีส่วนใหญ่มักรู้ว่าตัวเองทำงานชิ้นนั้นไปเพื่ออะไร มันตอบโจทย์อะไรกับหน้าที่การงานในอนาคต และรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่เสมอ แม้จะเป็นเรื่องยากที่จะหนีจากอาการหมดไฟ แต่การมีเป้าหมายชัดเจนในงาน จะทำให้คุณสามารถกลับมาทำงานได้ตรงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
พอเข้าใจตัวเองแล้ว เทคนิคทำงานที่คุณควรสนใจต่อไปคือ
– รู้จักพัก: การหักโหมกับงานมากเกินไปทำให้หมดไฟและเครียดสะสมได้ คุณจึงควรพักช่วงสั้นในระหว่างทำงานเพื่อรีเฟรชสมองและสายตาก่อนจะพร้อมลุยงานต่อไป
– รู้จักปฏิเสธให้เป็น: การปฏิเสธในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการไม่รับงานใด ๆ แต่หมายถึงการเลือกงานและเวลาให้เหมาะสม เพราะบางครั้งที่เพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยทำงานพร้อมบอกว่าเร่งด่วน ความจริงแล้วมันอาจจะไม่เร่งด่วนขนาดนั้น ในกรณีนี้ การขอเวลาอีกสัก 15 นาทีรอให้ทำงานปัจจุบันเสร็จก่อนก็ดีต่อความต่อเนื่องและประสิทธิภาพมากกว่า
3. สภาพแวดล้อมการทำงาน
สิ่งรบกวนมากมายต่างอยู่ในที่ทำงานโดยที่คุณเลือกไม่ได้ ทั้งเพื่อนร่วมงานที่พูดคุยกัน เสียงคุยโทรศัพท์ เสียงแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือเสียงประกาศใด ๆ ก็ตาม ซึ่งทำให้เสียสมาธิได้ง่ายมาก ยิ่งเฉพาะตอนที่คุณกำลังโฟกัสกับงานเต็มที่ การกลับมาโฟกัสเต็มที่อีกรอบยิ่งยากขึ้นไปใหญ่ การปรับสภาพแวดล้อมโดยตัดสิ่งรบกวนจะช่วยทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การลงทุนซื้อหูฟังตัดเสียงเพื่อป้องกันเสียงรบกวน การปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ของคุณชั่วคราว และออกจากอีเมล เป็นต้น
นอกจากนี้การเลือกบริเวณที่เหมาะกับการทำงานและการจัดโต๊ะก็มีผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหากองเอกสารบนโต๊ะหรือค้นหาไฟล์บนหน้าจอ Desktop ที่รก โดยสภาพแวดล้อมที่ดี นอกจากจะไม่รบกวนสมาธิแล้วยังทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายขึ้น ซึ่ง HUBBA ก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ด้วยบริการที่หลากหลายทั้งพื้นที่ทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือพื้นที่ส่วนรวมที่คุณสามารถเลือกได้
4. สมาธิและโฟกัส
วิธีการเพิ่มความสามารถในการโฟกัสนอกจากการตัดสิ่งรอบตัวแล้ว ยังมีวิธีการช่วยพัฒนาสมองและสติได้ดังนี้
– นั่งสมาธิ: การนั่งสมาธิในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้คุณมีสติ เพิ่มความสามารถในการโฟกัส ทำให้ไม่วอกแวกง่าย และสามารถนั่งทำงานได้นานขึ้น
– นอนให้เพียงพอ: การนอนหลับเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อสมองและความสดชื่น ลองสังเกตว่าวันไหนที่นอนไม่พอ สมองก็อาจจะตื้อ ไม่สดใส ทำให้คิดงานไม่ออกด้วย
– ออกกำลังกาย: การออกกำลังกายช่วยทำให้ร่างกายตื่นตัวและสดชื่น ทำให้สามารถทำงานได้แบบแอคทีฟมากขึ้น
– กินอาหารที่ดี: อาหารมีส่วนสำคัญในการเติมพลังสมองและส่งผลต่อความแอคทีฟในแต่ละวัน เพราะอาหารบางประเภทเช่น Junk Food ก็ต้องใช้พลังงานในการย่อยเยอะ ทำให้อ่อนเพลียได้เร็วกว่าการกินผักและผลไม้ และยังมีเทรนด์การทานอาหารที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่าง IF (Intermittent Fasting) หรือการกินแบบจำกัดช่วงเวลาอีกด้วย
5. ติดต่อสื่อสาร
หลายครั้งที่เราคุยงานกับเพื่อนหรือเจ้านายแล้วไม่เข้าใจชัดเจนพอ หรือติดต่อแล้วมีความเข้าใจผิดพลาดทำให้งานออกมาไม่ตรงตามที่ต้องการ เราก็ต้องเสียเวลามากมายไปกับการแก้งานใหม่อีกรอบ ด้วยเหตุนี้การติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพจึงเข้ามาช่วยให้การทำงานราบรื่นมากยิ่งขึ้น โดยในปัจจุบัน เครื่องมือหลายอย่างก็ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยเรื่องการสื่อสาร เช่น Project Management Tool ที่ทำให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพงานที่ทำไปพร้อมกัน เมื่อมีข้อสงสัยก็สามารถสอบถามผ่านออนไลน์ได้ง่ายขึ้น
นอกจากวิธีที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว ยังมีเทคนิคในการตั้งเป้าหมายและจัดตารางอีกมากมายซึ่งนำไปทดลองใช้ได้ทันที แต่อย่าลืมว่าทั้งหมดนี้จะมีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับตัวคุณ ทั้งวินัยและความตั้งใจ
