การสื่อสารในองค์กร…เรื่องง่าย ๆ ที่กลายเป็นปัญหา

การสื่อสารในองค์กร…เรื่องง่าย ๆ ที่กลายเป็นปัญหา

.

เมื่อการสื่อสาร ที่เป็นทักษะขั้นพื้นฐานที่มนุษย์ทุกคนมีอยู่ แต่กลับกลายเป็นปัญหาอันดับต้น ๆ ของคนทำงาน

.

 

ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หน้าที่งานและความต้องการต่างกัน การสื่อสาร จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คนในอค์กรทำงานของตัวเองรวมกับงานของแผนกอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น ผลงานออกมาเป็นไปตามที่คาดหวัง ยิ่งในยุคที่มี Remote Working หรือ Work from Anywhere เข้ามาใช้ ประสิทธิภาพจองการสื่อสารแบบทางไกลก็ลดลง ไม่เจอหน้ากัน ไม่ได้คุยกันแบบตัวต่อตัว กลายเป็นว่า การสื่อสาร เป็นปัญหาหลักของคนทำงานไปแล้ว

.

1. สื่อสารมากเกินไป / น้อยเกินไป

สื่อสารมากไปก็ไม่ได้ น้อยไปก็ไม่ดี แล้วแบบไหนที่เรียกว่า เหมาะสม คงยากที่จะวัดว่าแบบไหนคือพอดีแล้ว

.

ประชุมมากไป นัดคุยกันถี่เกินไป แต่ละครั้งใช้เวลานาน ก็อาจทำให้ชิ้นงานหรือแม้แต่ความคืบหน้าที่นำมาอัพเดทนั้น ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดหวังเลย นั่นเพราทุกคนมัวแต่เตรียมตัวประชุม ว่างจากการประชุมก็ต้องรีบทำงาน แต่กลายเป็นว่ารีบทำงานให้มีความคืบหน้าเพื่อนำมาอัพเดทเท่านั้น ไม่ใช่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายซะงั้น แล้วสรุปว่าที่ประชุมกัยบ่อย ๆ นี่มีประโยชน์จริงหรือเปล่า

.

ในขณะเดียวกัน ไม่ประชุม ไม่นัดคุย ไม่อัพเดท ต่างคนต่างทำงาน ความเข้าใจในงานของคนในทีมตรงกันหรือเปล่ายังไม่รู้เลย แล้วงานมันจะดีไหมคะเนี่ย ฮ่าๆๆๆ

.

หากจะประเมินว่า สิ่งที่ทีมของเราทำอยู่นั้น เรียกว่าสื่อสารมากหรือน้อยไป ดีแล้วหรือต้องปรับ การถาม Feedback จากคนในทีมคือสิ่งที่จะตอบได้ดีที่สุดค่ะ ไม่ใช่ทุกเรื่องที่ต้องแชร์กับทีมอื่น ๆ เอาเฉพาะเรื่องจำเป็น ลำกดับความสำคัญก่อน-หลัง ประเมินความพึงพอใจของคนในทีม จะตอบคำถามเหล่านี้ได้ดีที่สุด

.

2. ใช้คำศัพท์เฉพาะทาง…คนอื่นไม่เข้าใจ

หลากหลายธุรกิจเฉพาะทางที่มักเป็นความรู้ในสายอาชีแบบเฉพาะทาง โดยเฉพาะ วงการแพทย์ เทคโนโลยี หรือกฏหมาย ที่มักได้ยินคำศัพท์บางคำ ฟังแล้วไม่เข้าใจ คุยกับใครก็ไม่รู้เรื่อง ยิ่งองค์กรใหญ่ประกอบด้วยหลายแผนก ต่างคนต่างใช้คำศัพท์ที่ตัวเองคุ้นเคย จนลืมไปว่า คนอื่นจะเข้าใจหรือเปล่า

.

หากเราจะใจดีกับเพื่อนร่วมงานสักนิด พยายามสื่อสารในสิ่งที่เข้าใจง่าย คิดเสมอว่าเวลาเพื่อนร่วมงานต่างแผนกอธิบายให้เราฟังแล้วไม่เข้าใจเรารู้สึกอย่างไร  นึงถึงตอนนักบัญชีกำลังอธิบายวิธีคำนวณและยื่นภาษีให้เหล่าโปรแกรมเมอร์จบใหม่ฟัง กว่าจะเข้าใจก็ใช้เวลานานอยู่นะคะ

.

อีกทางหนึ่งคือ หาความรู้เพิ่มเติมในสิ่งที่เราไม่เข้าใจ ก็เป็นสิ่งที่ผู้ฟังจะช่วยให้ผู้พูดสื่อสารได้ดีขึ้นด้วย แปลงสารให้เข้าใจง่ายโดยใช้คำพูดให้เหมาะสม ใจเขาใจเราค่ะ

.

3. คนกลางจำเป็นหรือไม่

“ฝากบอกคนนั้นที ฝากประสานงานคนนี้หน่อย” หลายครั้งที่การสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ เพราะข้อมูลในสารหล่นหายไประหว่างทาง ข้อมูลจากผู้ส่งสาร 100% เหลือไปถึงผู้รับสาร 70% ในขณะที่ 30% ที่หายไปอาจเป็นส่วนที่สำคัญสุด

.

ยิ่งสื่อสารกันน้อยคนเท่าไร โอกาสที่ข้อมูลในสารนั้นก็จะหายไปก็น้อยลงเท่านั้น องค์กรไทยมักจะให้ความสำคัญกับความอาวุโสที่มาพร้อมกับความเกรงใจ จะติดต่อใครก็ต้องผ่านหัวหน้าแผนก เพราะกลัวจะข้ามหน้าข้ามตากันไปมา จะดีกว่าไหมถ้าจะปรับขั้นตอนการประสานงานให้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น พร้อมกับการส่งสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่หล่นหายระหว่างทาง ในยุคที่หันไปทางไหนก็มีเทคโนโลยีเข้าถึงง่าย เช่น LINE  Zoom MSTeams Trello หรือแม้แต่ Discord ที่เอาไว้เล่นเกม หลายองค์กรนำมาใช้เป็น Tool สำหรับสื่อสาร และนั่นก็ได้ผล! การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างน่าเหลือเชื่อ

.

4. วัฒนธรรมองค์กร คือ หัวใจหลัก

วัฒนธรรมองค์กร คือ สิ่งที่หลอมรวมคนในองค์กรให้คิดและทำไปในทางเดียวกัน (หลอมรวมไม่ใช่ครอบงำนะ) ยิ่งวัฒนธรรมองค์กรเข้ากับลักษณะส่วนตัวของพนักงานได้มากเท่าไร โอกาสที่พนักงานคนนั้นก็จะอยู่กับองค์กรก็จะนานกว่าคนที่รู้สึกขัดแย้งกับสิ่งที่องค์กรกำลังหลอมรวมพวกเขา

.

วัฒนธรรมองค์กรที่เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ หรือแชร์ความรู้ใหม่ ๆ กันอยู่เสมอ จะทำให้พนักงานมีความมั่นใจในการสื่อสาร ทั้งในเรื่องงาน และเรื่องปัญหาต่าง ๆ ที่ต้องการ Feedback ให้ทีมหรือเพื่อร่วมงานทราบและปรับปรุง แต่ถ้าอยู่ในองค์กรที่ไม่เปิดใจรับฟัง Feedback ปัญหาอะไรไปแล้วกลายเป็นว่าคนมีปัญหาคือเราเอง…หากเป็นแบบนี้ก็ต้องพิจารณาแล้วว่าเป็นที่พนักงานหรือองค์กรกันแน่

.

นี่เป็นเพียงตัวอย่างของปัญหาด้านการสื่อสาร จะเห็นได้ว่า การสื่อสาร คือพื้นฐานของทุกอย่าง และเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการทำงาน หากการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะชิ้นงานหรือความสัมพันธ์ของคนในองค์กร ก็จะไม่เป็นไปตามที่คาดหวังตั้งใจไว้แน่นอน บางครั้งเรามองข้ามเรื่องเล็ก ๆ ในมุมของทั้งผู้ส่งสารและรับสาร แต่สิ่งที่มองข้ามไปอาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือลดลงก็ได้

.

References : 

https://www.popticles.com/business/10-ways-for-better-employee-communication/

https://www.flash-hr.com/blog/5-communication-challenges-in-workplace

Related Content :

 

 

 

Leave your thoughts

Optimistic HR Recruitment works with top local and international businesses, as well as mid-sized corporations in the Thai market in the area of human resource development and recruitment services, as well as strategic consulting services in the IT and software fields.

ติดต่อเรา

บริษัท ฟิวชั่นโซลูชั่น จำกัด

77/148 ชั้น 34 อาคารสินสาธรถ. คุ้งธนบุรีแขวงคลองต้นไทรเขตคลองสานกรุงเทพมหานคร 10600