การสื่อสารในองค์กร…เรื่องง่าย ๆ ที่กลายเป็นปัญหา
.
เมื่อการสื่อสาร ที่เป็นทักษะขั้นพื้นฐานที่มนุษย์ทุกคนมีอยู่ แต่กลับกลายเป็นปัญหาอันดับต้น ๆ ของคนทำงาน
.
ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หน้าที่งานและความต้องการต่างกัน การสื่อสาร จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คนในอค์กรทำงานของตัวเองรวมกับงานของแผนกอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น ผลงานออกมาเป็นไปตามที่คาดหวัง ยิ่งในยุคที่มี Remote Working หรือ Work from Anywhere เข้ามาใช้ ประสิทธิภาพจองการสื่อสารแบบทางไกลก็ลดลง ไม่เจอหน้ากัน ไม่ได้คุยกันแบบตัวต่อตัว กลายเป็นว่า การสื่อสาร เป็นปัญหาหลักของคนทำงานไปแล้ว
.
1. สื่อสารมากเกินไป / น้อยเกินไป
สื่อสารมากไปก็ไม่ได้ น้อยไปก็ไม่ดี แล้วแบบไหนที่เรียกว่า เหมาะสม คงยากที่จะวัดว่าแบบไหนคือพอดีแล้ว
.
ประชุมมากไป นัดคุยกันถี่เกินไป แต่ละครั้งใช้เวลานาน ก็อาจทำให้ชิ้นงานหรือแม้แต่ความคืบหน้าที่นำมาอัพเดทนั้น ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดหวังเลย นั่นเพราทุกคนมัวแต่เตรียมตัวประชุม ว่างจากการประชุมก็ต้องรีบทำงาน แต่กลายเป็นว่ารีบทำงานให้มีความคืบหน้าเพื่อนำมาอัพเดทเท่านั้น ไม่ใช่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายซะงั้น แล้วสรุปว่าที่ประชุมกัยบ่อย ๆ นี่มีประโยชน์จริงหรือเปล่า
.
ในขณะเดียวกัน ไม่ประชุม ไม่นัดคุย ไม่อัพเดท ต่างคนต่างทำงาน ความเข้าใจในงานของคนในทีมตรงกันหรือเปล่ายังไม่รู้เลย แล้วงานมันจะดีไหมคะเนี่ย ฮ่าๆๆๆ
.
หากจะประเมินว่า สิ่งที่ทีมของเราทำอยู่นั้น เรียกว่าสื่อสารมากหรือน้อยไป ดีแล้วหรือต้องปรับ การถาม Feedback จากคนในทีมคือสิ่งที่จะตอบได้ดีที่สุดค่ะ ไม่ใช่ทุกเรื่องที่ต้องแชร์กับทีมอื่น ๆ เอาเฉพาะเรื่องจำเป็น ลำกดับความสำคัญก่อน-หลัง ประเมินความพึงพอใจของคนในทีม จะตอบคำถามเหล่านี้ได้ดีที่สุด
.
2. ใช้คำศัพท์เฉพาะทาง…คนอื่นไม่เข้าใจ
หลากหลายธุรกิจเฉพาะทางที่มักเป็นความรู้ในสายอาชีแบบเฉพาะทาง โดยเฉพาะ วงการแพทย์ เทคโนโลยี หรือกฏหมาย ที่มักได้ยินคำศัพท์บางคำ ฟังแล้วไม่เข้าใจ คุยกับใครก็ไม่รู้เรื่อง ยิ่งองค์กรใหญ่ประกอบด้วยหลายแผนก ต่างคนต่างใช้คำศัพท์ที่ตัวเองคุ้นเคย จนลืมไปว่า คนอื่นจะเข้าใจหรือเปล่า
.
หากเราจะใจดีกับเพื่อนร่วมงานสักนิด พยายามสื่อสารในสิ่งที่เข้าใจง่าย คิดเสมอว่าเวลาเพื่อนร่วมงานต่างแผนกอธิบายให้เราฟังแล้วไม่เข้าใจเรารู้สึกอย่างไร นึงถึงตอนนักบัญชีกำลังอธิบายวิธีคำนวณและยื่นภาษีให้เหล่าโปรแกรมเมอร์จบใหม่ฟัง กว่าจะเข้าใจก็ใช้เวลานานอยู่นะคะ
.
อีกทางหนึ่งคือ หาความรู้เพิ่มเติมในสิ่งที่เราไม่เข้าใจ ก็เป็นสิ่งที่ผู้ฟังจะช่วยให้ผู้พูดสื่อสารได้ดีขึ้นด้วย แปลงสารให้เข้าใจง่ายโดยใช้คำพูดให้เหมาะสม ใจเขาใจเราค่ะ
.
3. คนกลางจำเป็นหรือไม่
“ฝากบอกคนนั้นที ฝากประสานงานคนนี้หน่อย” หลายครั้งที่การสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ เพราะข้อมูลในสารหล่นหายไประหว่างทาง ข้อมูลจากผู้ส่งสาร 100% เหลือไปถึงผู้รับสาร 70% ในขณะที่ 30% ที่หายไปอาจเป็นส่วนที่สำคัญสุด
.
ยิ่งสื่อสารกันน้อยคนเท่าไร โอกาสที่ข้อมูลในสารนั้นก็จะหายไปก็น้อยลงเท่านั้น องค์กรไทยมักจะให้ความสำคัญกับความอาวุโสที่มาพร้อมกับความเกรงใจ จะติดต่อใครก็ต้องผ่านหัวหน้าแผนก เพราะกลัวจะข้ามหน้าข้ามตากันไปมา จะดีกว่าไหมถ้าจะปรับขั้นตอนการประสานงานให้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น พร้อมกับการส่งสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่หล่นหายระหว่างทาง ในยุคที่หันไปทางไหนก็มีเทคโนโลยีเข้าถึงง่าย เช่น LINE Zoom MSTeams Trello หรือแม้แต่ Discord ที่เอาไว้เล่นเกม หลายองค์กรนำมาใช้เป็น Tool สำหรับสื่อสาร และนั่นก็ได้ผล! การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างน่าเหลือเชื่อ
.
4. วัฒนธรรมองค์กร คือ หัวใจหลัก
วัฒนธรรมองค์กร คือ สิ่งที่หลอมรวมคนในองค์กรให้คิดและทำไปในทางเดียวกัน (หลอมรวมไม่ใช่ครอบงำนะ) ยิ่งวัฒนธรรมองค์กรเข้ากับลักษณะส่วนตัวของพนักงานได้มากเท่าไร โอกาสที่พนักงานคนนั้นก็จะอยู่กับองค์กรก็จะนานกว่าคนที่รู้สึกขัดแย้งกับสิ่งที่องค์กรกำลังหลอมรวมพวกเขา
.
วัฒนธรรมองค์กรที่เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ หรือแชร์ความรู้ใหม่ ๆ กันอยู่เสมอ จะทำให้พนักงานมีความมั่นใจในการสื่อสาร ทั้งในเรื่องงาน และเรื่องปัญหาต่าง ๆ ที่ต้องการ Feedback ให้ทีมหรือเพื่อร่วมงานทราบและปรับปรุง แต่ถ้าอยู่ในองค์กรที่ไม่เปิดใจรับฟัง Feedback ปัญหาอะไรไปแล้วกลายเป็นว่าคนมีปัญหาคือเราเอง…หากเป็นแบบนี้ก็ต้องพิจารณาแล้วว่าเป็นที่พนักงานหรือองค์กรกันแน่
.
นี่เป็นเพียงตัวอย่างของปัญหาด้านการสื่อสาร จะเห็นได้ว่า การสื่อสาร คือพื้นฐานของทุกอย่าง และเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการทำงาน หากการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะชิ้นงานหรือความสัมพันธ์ของคนในองค์กร ก็จะไม่เป็นไปตามที่คาดหวังตั้งใจไว้แน่นอน บางครั้งเรามองข้ามเรื่องเล็ก ๆ ในมุมของทั้งผู้ส่งสารและรับสาร แต่สิ่งที่มองข้ามไปอาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือลดลงก็ได้
.
References :
https://www.popticles.com/business/10-ways-for-better-employee-communication/
https://www.flash-hr.com/blog/5-communication-challenges-in-workplace
Related Content :
